Perspektive Arbeitswelt 01/2025

| 13 Betriebsprüfung Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung Entgeltunterlagen Durch eine Änderung der Beitrags- verfahrensverordnung wird zum 01.01.2025 explizit klargestellt, dass die Übermittlung von Unterlagen und Daten im Rahmen der euBP sei- tens der Arbeitgeber elektronisch zu erfolgen hat. Für die meisten Entgeltunterlagen ist die elektronische Archivierung und gegebenenfalls elektronische Übermittlung von Duplikaten in elektronischem Format ausreichend. Werden diese dem Arbeitgeber in Papierform übermittelt, sind sie vom Arbeitgeber in ein elektronisches Format umzuwandeln. Die Originaldokumente müssen bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das Dokument geltenden weite- ren gesetzlichen Vorschriften auf- bewahrt werden. Die prüfrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung konnten bis Ende 2024 freiwillig übermittelt werden; nun ist die Übermittlung verpflich- tend. Verzicht auf elektronische Übermittlung Auf Antrag des Arbeitgebers kann die Rentenversicherung für Zeit- räume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der ge- speicherten Daten verzichten. Da diese Vorschrift sich nicht spezi- ell nur auf die Entgeltabrechnungs- daten bezieht, ist von einem bereits erklärten Verzicht auch die elektro­ nische Übermittlung der Daten der Finanzbuchhaltung umfasst. Ähnli- ches gilt, wenn der Arbeitgeber erst später einen Antrag auf Verzicht stellt. Auch dann umfasst dieser gleichermaßen die Daten der Fi- nanzbuchhaltung. Überlegt es sich der Arbeitgeber anders und möchte die Daten doch elektronisch übermitteln, so ist das imPrinzip unproblematischmöglich. So muss die Rentenversicherung ihre Verzichtserklärung in diesem Fall nicht extra „offiziell“ aufheben. Ab dem 01.01.2025 sind Arbeitge- ber dazu verpflichtet, die für eine Betriebsprüfung der Rentenversi- cherung notwendigen Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch an diese zu übermitteln. Bisher konnten die Daten der Finanzbuch- haltung im Rahmen des Verfahrens „elektronisch unterstützte Betriebs- prüfung“ (euBP) freiwillig elektro- nisch übersandt werden. Aktuell ist davon auszugehen, dass die Übermittlung der Finanzbuch- haltungsdaten in erster Linie über systemgeprüfte Entgeltabrechnungs- programme erfolgenwird. Alternativ können sie über eine systemgeprüf- te Schnittstelle oder ein systemge- prüftes Programmmodul aus einem Programm zur Finanzbuchhaltung an die Träger der Deutschen Ren- tenversicherung gesendet werden. Die elektronische Übermittlung ist allerdings nicht ganz neu. Bereits seit dem 01.01.2023 sind Arbeitge- ber grundsätzlich dazu verpflichtet, die für eine euBP notwendigen Entgeltabrechnungsdaten elek- tronisch an die Rentenver- sicherung zu übermitteln.