Perspektive Arbeitswelt 03/2023

| 13 Digitale Lösung Bei den Stichworten Homeoffice und Modern Work kommen neue Modelle ins Spiel, die heutzutage zunehmend die klassischen Essen- gutscheine oder Restaurantschecks ablösen. So gibt es bestimmte Apps, über die Mitarbeiter ihre Lebens- mitteleinkäufe zwecks Förderung abrechnen können. Dazu scannen sie einfach den Kassenbon ein – den Rest erledigt die App. Über das System erfolgt die Abrechnung mit dem Gutscheinwert des Arbeitge- bers. Wichtig insoweit ist, ob die digitale Lösung eine Prüfung der Belege durchführt. Nur so ist ge- währleistet, dass nicht mehrere Be- lege pro Tag eingereicht werden. Wer mehr zahlt, spart ggf. doppelt Lukrativ kann es sein, wenn Arbeit- nehmer einen eigenen Beitrag zum „Mittagessen“ leisten. Dieser Bei- trag mindert nämlich den als Sach- bezug anzusetzenden Wert. Und hier können die digitalen Lösungen ihren Vorteil klar ausspielen, da sie sehr flexibel einsetzbar sind. Damit alles reibungslos abläuft, ist allerdings Folgendes zu beachten: • Es geht um eine tatsächlich er- worbene Mahlzeit pro Tag, also nicht etwa um Frühstück und Mittagessen. • Nur ein Zuschuss pro Arbeitstag ist möglich, also nicht mehrere Gutscheine für ein Essen. • Lebensmittel müssen unmittel- bar verzehrt oder in den Essens- pausen verbraucht werden kön- nen. • Der Zuschuss darf den tatsäch- lichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen. • Es handelt sich nicht um einen Zuschuss in den ersten drei Mo- naten einer Auswärtstätigkeit. Übrigens: Geben Arbeitgeber Gut- scheine aus, müssen sie grundsätz- lich die Abwesenheitstage nach- halten und die dafür zu Unrecht gewährten Zuschüsse herausrech- nen. Die sogenannte 15-Tage-Regel erleichtert hier die Abrechnung. Denn bis zu 15 Zuschüsse im Ka- lendermonat sind regelmäßig ohne einen solchen Ausgleich möglich. Die Arbeitnehmer dürfen dann al- lerdings durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalen- dermonat auswärts tätig sein. Teilzeitkräfte Arbeitnehmer in Teilzeit haben möglicherweise keinen Anspruch auf eine Pause. Doch darauf kommt es hier nicht an. So kann ein Arbeit- geber auch diese Mitarbeiter ent- sprechend unterstützen und ihnen den Zugang zur Kantine oder Essen- gutscheine gewähren. Homeoffice Für Arbeitnehmer im Homeoffice ergibt sich eine ähnliche Situation. Zwar spielt hierbei die Kantine wohl nur an Präsenztagen eine Rolle – aber die Gutscheine können sie genauso nutzen wie die präsenten Kollegen. Ein Mitarbeiter bekommt digitale Gutscheine über täglich maximal 6,90 Euro vom Arbeitgeber. Er kauft damit jeweils Mittagessen in verschiedenen Gaststätten, und zwar Montag für 5,00 Euro, Dienstag für 6,90 Euro, Mittwoch für 8,00 Euro, Donnerstag für 10,70 Euro und Freitag für 12,00 Euro. Ausgabe Gutscheinwert (max. 6,90 Euro) Eigenanteil Geldwerter Vorteil Montag 5,00 Euro 5,00 Euro 0,00 Euro 3,80 Euro Dienstag 6,90 Euro 6,90 Euro 0,00 Euro 3,80 Euro Mittwoch 8,00 Euro 6,90 Euro 1,10 Euro 2,70 Euro Donnerstag 10,70 Euro 6,90 Euro 3,80 Euro 0,00 Euro Freitag 12,00 Euro 6,90 Euro 5,10 Euro 0,00 Euro Ergebnis: Donnerstag und Freitag trägt der Mitarbeiter einen Betrag (mindestens) in Höhe des Sachbezugswerts – entsprechend liegt kein geldwerter Vorteil vor und es fallen keine Steuern und Sozialabgaben an. Guthaben und Essensguthaben Möglich ist es auch, den Mitarbei- tern digitale Guthabenkarten zu übergeben, die dann regelmäßig vom Arbeitgeber aufgeladen wer- den. Am Ende eines Monats erfolgt die Abrechnung: Steuern, Beiträge und Zuzahlungen des Arbeitneh- mers werden über die Gehaltsab- rechnung dargestellt. Lieferdienste bieten ebenfalls Ser- vices für Unternehmen an. So kann der Arbeitgeber dort z. B. bestimm- tes Guthaben bzw. Budget für seine Mitarbeiter vorhalten. Dabei spielt auch der Datenschutz eine Rolle, denn so versichern die Dienste, der Arbeitgeber erfährt nur die Beträ- ge, nicht, was sich die Kollegen zum Mittag gegönnt haben.