Perspektive Arbeitswelt 03/2022

| 7 SO FUNKTIONIERT ES Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung stellt der Arbeitgeber die notwendigen Daten auf Anforderung des Betriebsprüfdienstes aus dem Entgeltprogramm heraus zusammen und übermittelt diese über eine ent- sprechende Schnittstelle an die Rentenversicherung. Daraufhin bekommt er eine elektronische Annahme- quittung. Datenträger sind allerdings nicht zugelassen. Die Bereitstellung der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten erfolgt in einem gesicherten und zertifizierten Online- Verfahren. Dabei nutzt man das sogenannte eXTra-Ver- fahren. Das ist ein einheitliches, XML-basiertes Trans- portverfahren, welches bereits an anderen Stellen (z. B. bei der Sofortmeldung) innerhalb der Sozialversiche- rung verwendet wird. Die Prüfdienste analysieren die ihnen übermittelten Da- ten. Im Idealfall haben sie nichts zu beanstanden, sodass eine Prüfung vor Ort unter Umständen entfallen kann. Kommen die Prüfer dennoch ins Haus und kann die Prü- fung mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden, entfällt eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort. Die eigentliche Prüfung vor Ort verkürzt sich somit. Zum Ende der Prüfung findet ein Schlussgespräch mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater statt – hierbei geht es um die Ergebnisse der Auswertungen; darüber hinaus geben die Prüfer weiterführende Hinweise oder zeigen Fehlerschwerpunkte auf. Das eigentliche Prüf- ergebnis wird elektronisch übermittelt. Nach durchge- führter Betriebsprüfung übermitteln die Prüfdienste die Grunddaten für Meldekorrekturen. Die Korrektur der Meldungen zur Sozialversicherung muss der Arbeitge- ber allerdings weiterhin selbst vornehmen. Die Daten werden nach Bestandskraft des Bescheids über die Betriebsprüfung automatisch gelöscht. Darüber gibt es sogar eine eigene elektronische Meldung. VORTEILE Die Vorteile dieses Verfahrens sind offensichtlich: Die Arbeitgeber können die Unterlagen rasch und unkom- pliziert aus der EDV heraus bereitstellen. Der Prüfer bleibt in der Regel an seinem Dienstsitz, sodass für die Prüfung weder Räumlichkeiten noch Personal oder Technik erforderlich werden. DIGITALE UNTERLAGEN Damit Unternehmen ihre Unterlagen rechtzeitig auf das elektronische Verfahren umstellen, müssen sie seit dem 01.01.2022 nicht nur die Abrechnungen, sondern auch die kompletten Entgeltunterlagen in digitaler Form vor- halten. Dazu gehören beispielsweise Erklärungen der Beschäftigten, Bescheide der Einzugsstellen, Immatri- kulations- oder Rentenbescheide und vieles mehr. Für jede Unterlage braucht es insoweit eine eigene Datei (z. B. im PDF-Format). Wo diese abgespeichert wird – lokal oder in der Cloud – bleibt dem Arbeitgeber über- lassen. Wichtig hierbei: Nur neue Unterlagen müssen elektronisch vorgehalten werden. Eine Immatrikulati- onsbescheinigung aus 2020 beispielsweise muss also nicht nachträglich digitalisiert werden. Auch für Arbeitnehmer ist die elektronische Prüfung von Vorteil: Sie können ihre Unterlagen in den meisten Fällen elektronisch beim Arbeitgeber einreichen. Ist hierfür gesetzlich keine Schriftform gefordert, reicht in der Regel ein lesbares Handy-Foto aus. WELCHE PROGRAMME SIND ZUGELASSEN? Die Daten für die elektronisch unterstützte Betriebs- prüfung müssen aus einem systemgeprüften Entgelt­ abrechnungsprogramm an die Rentenversicherung übermittelt werden. Dieses muss ein Modul für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung beinhalten. Es gibt bereits eine Vielzahl von Programmen, die diese Anforderungen erfüllen. Welche das genau sind, finden Sie zum Beispiel auf den Seiten der Informationstech- nischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversi- cherung GmbH (ITSG) unter www.gkv-ag.de . Über den Menüpunkt „Das Verfahren“ werden Sie dort im Ab- schnitt „Programme im Verfahren der Systemuntersu- chung“ fündig. AUSNAHMEN Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der ge- speicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet wer- den. Der Antrag ist an keine spezielle Form gebunden. Er wird einfach unter Angabe der Betriebsnummer an den zuständigen Rentenversicherungsträger geschickt. Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanz- buchhaltung bleibt auch zukünftig freiwillig. Zudem ist es nicht vorgesehen, regelmäßig Daten auf diesemWeg an die Rentenversicherung zu übermitteln. Die Über- mittlung erfolgt ausschließlich für Zwecke der Betriebs- prüfung.