Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sind Zuwendungen, die dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden, sondern aus einem bestimmten Anlass gewährt werden. Hierzu gehören z. B. Weihnachtsgelder oder zusätzliche Gehälter, Gratifikationen, Gewinnbeteiligungen, zusätzliche Urlaubsgelder sowie Urlaubsabgeltungen.
Kein einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sind hingegen:
- Abgeltung bestimmter Aufwendungen des Beschäftigten, die auch im Zusammenhang mit der Beschäftigung stehen
- Waren oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Beschäftigten hergestellt, vertrieben oder erbracht werden und monatlich in Anspruch genommen werden können
- sonstige Sachbezüge
- vermögenswirksame Leistungen
Für die Beitragsberechnung bei Einmalzahlungen sind folgende Punkte zu prüfen bzw. zu beachten:
Die Einmalzahlung ist grundsätzlich dem Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem sie ausgezahlt wird. Die Zahlung kann auch dem vorhergehenden Entgeltabrechnungszeitraum zugerechnet werden, wenn dieser Zeitraum zum Zeitpunkt der Auszahlung der Einmalzahlung noch nicht abgerechnet ist.
Erfolgt die Einmalzahlung erst nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses, ist sie dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum desselben Kalenderjahres zuzuordnen, auch wenn dieser nicht mit Entgelt belegt ist.
Ob eine Sonderzahlung an Arbeitnehmer im März oder April geleistet wird, kann finanziell einen erheblichen Unterschied ausmachen. Bei Anwendung der „Märzklausel“ werden oft höhere Sozialabgaben fällig.
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wie Urlaubsgelder oder Prämien für Verbesserungsvorschläge sind wie laufende Löhne und Gehälter bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Sozialversicherung beitragspflichtig. Allerdings gilt für Einmalzahlungen nicht nur die monatliche, sondern die Summe aller monatlichen Beitragsbemessungsgrenzen bis zum Auszahlungsmonat. Wird einmaliges Arbeitsentgelt in den Monaten Januar bis März gezahlt und ist es trotz der erweiterten Bemessungsgrenzen nicht voll beitragspflichtig, wird es nach der Märzklausel abrechnungstechnisch dem Dezember des Vorjahres zugeordnet.
Bei einem Monatsgehalt von z.B. 5.000 Euro und einer Sonderzuwendung von 4.500 Euro im März rechnet die Einzugsstelle so: Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherung (bei nicht Krankenversicherungspflichtigen: der Rentenversicherung) Januar bis März 6.150 Euro x 3 = 18.450 Euro, bisher beitragspflichtiges Arbeitsentgelt 15.000 Euro, Differenz 3.450 Euro. Die Einmalzahlung wäre nur bis zu 3.450 Euro mithin nicht voll beitragspflichtig. In diesem Fall werden die 4.500 Euro dem letzten Abrechnungszeitraum des zahlenden Arbeitgebers im Vorjahr (meist Dezember) zugeordnet. Sie werden dann bis zur Höhe der Differenz zwischen der Jahresbeitragsbemessungsgrenze und dem bisher beitragspflichtigen Entgelt des Vorjahres verbeitragt. Dies führt in der Regel zu höheren Sozialbeiträgen; die Anwendung der Märzklausel ist zwingend. Der Arbeitgeber hat den Beitragsnachweis zu korrigieren und die Einmalzahlung per Sondermeldung mitzuteilen.
Zwar haben höhere Rentenbeiträge auch höhere Renten zur Folge, aber möglicherweise möchten Betrieb und Arbeitnehmer die Einmalzahlung lieber auf den April verschieben. Dann kommt die Märzklausel nicht zum Tragen. Bei einer Vergleichsberechnung ist zu beachten, dass bei einer Zuordnung zum Vorjahr die damaligen Beitragssätze und Bemessungsgrenzen gelten. Steuerrechtlich wird die Sonderzahlung übrigens immer dem Auszahlungsmonat zugerechnet.
Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze ist der Teil der Beitragsbemessungsgrenze, der der Dauer aller Beschäftigungsverhältnisse bei demselben Arbeitgeber im laufenden Kalenderjahr bis zum Ablauf des Entgeltabrechnungszeitraumes entspricht, dem einmalig gezahltes Arbeitsentgelt zuzuordnen ist; auszunehmen sind Zeiten, die nicht mit Beiträgen aus laufendem (nicht einmalig gezahltem) Arbeitsentgelt belegt sind.
Bei der Ermittlung des bisher beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes werden sowohl laufendes Arbeitsentgelt als auch bereits früher gezahlte Sonderzuwendungen berücksichtigt. Das Arbeitsentgelt ist jedoch nur soweit heranzuziehen, als es der Beitragspflicht unterliegt. Die zu beurteilende Einmalzahlung wird hierbei nicht berücksichtigt.